Kiến thức

Barcode là gì? Các loại barcode phổ biến được ứng dụng trong kinh doanh

Barcode ở khắp mọi nơi, chúng ở trong tủ bếp của bạn, trên quầy phòng tắm của bạn và xếp chồng lên giá sách của bạn. Barcode đã trở nên phổ biến đến mức chúng thường không được chú ý và người tiêu dùng đã quen thuộc đến mức họ biết cách quét chúng để tự kiểm tra sản phẩm mình chọn. Vậy thì barcode là gì và các loại barcode nào phổ biến được ứng dụng trong kinh doanh. Tất cả sẽ được giải thích trong bài viết sau đây của Admarket.

1. Barcode là gì?

Ở cấp độ cơ bản, barcode - mã vạch là một hình vuông hoặc hình chữ nhật với sự kết hợp của các đường thẳng đứng màu đen có độ dày và chiều cao khác nhau, khoảng trắng và số để xác định các sản phẩm cụ thể và thông tin liên quan của chúng. Máy tính được liên kết với máy quét có thể đọc các mã này để truy xuất dữ liệu cho sản phẩm đó.

Ngày nay, barcode không chỉ được tìm thấy trên các mặt hàng gia dụng đến từ các siêu thị hoặc cửa hàng bán lẻ mà còn cả giấy phép, xe cho thuê, hành lý ký gửi và băng đeo bệnh viện. Trong mỗi trường hợp, chúng xác định một sản phẩm hoặc con người và mã hóa các chi tiết quan trọng.

2. Thành phần của barcode

Mã vạch phải được thiết kế một cách chính xác, thống nhất để máy quét có thể đọc chúng và truyền dữ liệu đã mã hóa đến máy tính. Sử dụng các thành phần khác nhau, mã vạch cũng có thể tiết lộ quốc gia xuất xứ, danh mục sản phẩm và nhà sản xuất.

Sơ đồ dưới đây cho thấy các yếu tố khác nhau của mã vạch UPC, tiếp theo là giải thích về từng thành phần:

Khoảng trắng: Từng khoảng trống của mã vạch là “vùng yên tĩnh” và cần thiết để máy quét đọc nhãn.
Chữ số hệ thống: Chữ số đầu tiên đại diện cho danh mục sản phẩm trên mã UPC. Ví dụ: các sản phẩm bán lẻ thường bắt đầu bằng 0 hoặc 1, dược phẩm là 3 và phiếu giảm giá là 5.
Mã nhà sản xuất: Nhóm ký tự đầu tiên sau số đầu tiên đó thường xác định nhà sản xuất. GS1, một tổ chức tiêu chuẩn toàn cầu quy định UPC, chỉ định cho mỗi nhà sản xuất một mã duy nhất.
Mã sản phẩm: Bộ ký tự tiếp theo xác định sản phẩm cụ thể và do nhà sản xuất tạo ra.
Số kiểm tra: Số kiểm tra xác nhận tính chính xác của dữ liệu gắn với mã vạch đó.

Mã vạch

3. Các loại barcode phổ biến hiện nay

Các công ty đã phát triển một số loại mã vạch khác nhau khi chúng được sử dụng rộng rãi trong 50 năm qua. Hãy cùng xem qua một số loại mã vạch phổ biến nhất.

UPC

Như đã lưu ý trước đó, đây là một trong những mã vạch phổ biến nhất. Hầu hết các sản phẩm tiêu dùng của Hoa Kỳ và một số quốc gia khác trên thế giới. Từ thực phẩm đến đồ dùng văn phòng đến hàng cải tiến trong nhà, đều sử dụng mã UPC. Mã vạch UPC tiêu chuẩn có 12 chữ số và các phiên bản ngắn có 7 chữ số.

EAN

Mã vạch EAN có nhiều điểm chung với mã UPC, với điểm khác biệt chính là chúng được sử dụng rộng rãi ở Châu Âu hơn là Châu Mỹ. Chúng cũng được tìm thấy trên nhiều loại hàng tiêu dùng. Mã EAN tiêu chuẩn có 13 chữ số, trong khi phiên bản ngắn hơn có 8 chữ số.

Code 39

Mã vạch Code 39 có thể bao gồm số, chữ cái và ký hiệu nên có thể chứa dung lượng thông tin nhiều hơn. Điều này giúp Code 39 được sử dụng rộng rãi trong ngành bán lẻ, sản xuất, bưu chính, giao nhận hàng hóa...

4. Các cách ứng dụng barcode trong kinh doanh

Có vô số trường hợp sử dụng cho mã vạch để có thể làm tăng đáng kể hiệu quả và độ chính xác của các hoạt động hàng ngày của bạn. Dưới đây là một số cách ứng dụng barcode phổ biến nhất trong kinh doanh:

Phân loại hàng hóa và quản lý kho

Các công ty không chỉ cần biết mức tồn kho hiện tại của họ mà còn cả vị trí của những sản phẩm đó, mọi lúc. Barcode có thể giải quyết vấn đề quản lý kho — các nhân viên kho hàng quét các mặt hàng mới và một lần nữa khi chúng được chuyển đi như một phần của đơn đặt hàng. Tất nhiên, mọi SKU đều cần có mã vạch và các mã phải được liên kết với cơ sở dữ liệu có tất cả thông tin sản phẩm cần thiết. Nhưng khi đã thiết lập, số lượng hàng tồn kho sẽ luôn được kiểm soát và cập nhật liên tục.

Theo dõi tài sản

Barcode là phương pháp phổ biến nhất để theo dõi các tài sản mà doanh nghiệp sử dụng để hỗ trợ hoạt động hàng ngày của họ, trong các lĩnh vực như máy móc, ô tô và máy tính. Mã vạch, được ghép nối với phần mềm theo dõi tài sản, giúp doanh nghiệp giám sát trạng thái và vị trí của những tài sản đó và lưu trữ bất kỳ hồ sơ liên quan nào về bảo trì hoặc sửa chữa.

Điều này rất quan trọng bởi vì không giống như hàng tồn kho, các tổ chức thường giữ tài sản vốn trong nhiều năm và sử dụng chúng lặp đi lặp lại. Đối với các mặt hàng công nghệ như máy tính hoặc xe cộ, mã vạch có thể cho biết ai đã sử dụng những mặt hàng đó lần cuối và khi nào. Chúng cũng giúp các nhà lãnh đạo công ty hiểu được cách sử dụng và tình trạng của các tài sản khác nhau khi họ lập kế hoạch đầu tư trong tương lai.

Lập hóa đơn

Nhiều tổ chức đặt barcode trên hóa đơn để dễ dàng theo dõi các khoản phải trả (AP) và khoản phải thu (AR). Các công ty có thể đặt mã vạch trên hóa đơn để gắn nó với một khách hàng cụ thể. Khi khách hàng thanh toán, nhân viên có thể quét mã vạch để đảm bảo rằng họ ghi có vào đúng tài khoản và có thể thực hiện theo quy trình tương tự đối với các khoản ghi nợ AP. Mã vạch hóa đơn cũng có thể đẩy nhanh quá trình hoàn thành.

Nhân viên kho hàng có thể in hóa đơn cho một đơn đặt hàng, sau đó quét mã để tìm ra những mặt hàng cần chọn và vị trí, giảm nguy cơ xảy ra sai sót.

Phối hợp với thư

Phối thư liên kết nguồn dữ liệu, chẳng hạn như bảng tính, với một tài liệu khác để tự động gắn dữ liệu đó vào các trường có trước. Doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp thư để tạo mã vạch cho một loạt mặt hàng trong một vài bước đơn giản. Đó là một phương pháp hiệu quả hơn nhiều so với việc xử lý từng cái một.

Trong thanh toán, mua hàng

Giống như với hàng tồn kho, các doanh nghiệp có thể sử dụng mã vạch để theo dõi tất cả thư và gói hàng mà họ gửi đi. Họ có thể quét thư và gói hàng trước khi giao cho người giao hàng để liên kết thông tin theo dõi đến đơn hàng đó, sau đó gửi cho khách hàng để họ có thể kiểm tra tình trạng đơn hàng của mình. Nếu thư được trả lại cho người bán, nó có thể quét mã vạch để nhanh chóng xác định khách hàng cần liên hệ để giải quyết vấn đề.

Phân biệt hàng thật, hàng giả

Với hình ảnh nhận diện cùng chuỗi số định danh, nhà quản trị kho bãi hoàn toàn có thể kiểm tra nhanh xuất xứ của sản phẩm, từ đó, bước đầu nhận diện hàng hóa mình nhập về là hàng thật hay hàng giả. Trước đây khi chưa có thiết bị quét mã vạch, chúng ta đối chiếu barcode với bảng hệ thống mã vạch quy chuẩn để kiểm tra xuất xứ của sản phẩm. Với sự xuất hiện của đầu đọc mã vạch, công việc kiểm tra trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều.

Trên đây là toàn bộ những thông tin quan trọng về barcode và các loại barcode phổ biến được ứng dụng trong kinh doanh hiện nay mà Admarket muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hy vọng đây sẽ là bài viết hữu ích đối với các bạn, nếu có bất kỳ thắc mắc gì khác hãy để lại bình luận phía dưới nhé!

Xem thêm: