Seminar là gì? 6+ Bí quyết tổ chức Seminar thành công!

Seminar là một hình thức thảo luận giúp chúng ta nhìn nhận vấn đề theo những góc nhìn đa chiều và sâu sắc với các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực. Trong bài viết hôm nay, ngoài việc giải nghĩa cụ thể Seminar là gì, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đọc bí quyết làm thế nào để tổ chức được một buổi Seminar thành công.

Seminar là gì?

Seminar (/ˈsemɪnɑː/) là một dạng hội thảo, nơi những người tham gia cùng nhau thảo luận hoặc nghiên cứu về chủ đề nào đó đã được chuẩn bị trước. 

Thông thường, mỗi buổi seminar sẽ có sự góp mặt của 10-50 thành viên. Trong đó 1-2 thành viên đảm nhận nhiệm vụ của người chủ trì, số còn lại ngồi lắng nghe và đưa ra nhận xét cũng như câu hỏi sau khi kết thúc phần trình bày. 

Nếu như bạn nghĩ nhiệm vụ của người chủ trì chỉ cần thuyết trình là xong thì KHÔNG. Ngoài thuyết trình, người này còn phải chủ động trong việc tìm kiếm tài liệu, trả lời câu hỏi của thành viên khác, và cuối cùng là tổng kết vấn đề.  

Hiện nay giảng viên tại các trường cao đẳng và đại học luôn cố gắng tạo điều kiện hết mức có thể để sinh viên là người chủ động dẫn dắt buổi seminar. Giảng viên sẽ chỉ giao đề tài, giải đáp thắc mắc và sửa chữa những chỗ thiết sót mà thôi. Do đó, seminar luôn được đánh giá là phương pháp học tập hiệu quả giúp sinh viên làm quen với cách làm việc độc lập ngay từ khi còn đi học, đồng thời rèn giũa một số kỹ năng mềm như kỹ năng thuyết trình, kỹ năng tìm kiếm thông tin, kỹ năng tranh biện,...

Bí quyết tổ chức Seminar thành công

Để mọi khâu trong buổi seminar được diễn ra suôn sẻ, người chủ trì cần làm tốt 6 bước sau đây:

1. Xác định mục đích tổ chức Seminar

Mục đích của buổi seminar sẽ phụ thuộc vào loại hình seminar mà bạn tổ chức. Hiện nay seminar được chia thành 4 loại gồm:

• Seminar phát triển cá nhân: Tổ chức nhằm mục đích đào tạo và bồi dưỡng nhân tài. Những người này sẽ được training một số kiến thức và kỹ năng mới nhằm phục vụ trực tiếp cho công việc hiện tại, chẳng hạn như kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng thực hành công nghệ thông tin,...
• Hội thảo kinh doanh: Tổ chức nhằm mục đích giới thiệu sản phẩm mới hoặc dự án kinh doanh mới với sự tham gia của hàng trăm đối tác, khách hàng thân thiết với doanh nghiệp;
• Hội thảo giáo dục: Tổ chức nhằm mục đích thảo luận, chia sẻ thông tin xoay quanh một chủ đề học thuật hoặc vấn đề giáo dục nào đó với sự tham gia của các nhà nghiên cứu, nhà giáo, nhà khoa học, nhà quản lý giáo dục trong và ngoài nước;
• Seminar chia sẻ kinh nghiệm (Workshop): Người tham gia sẽ được diễn giả chia sẻ một số kinh nghiệm thành công và thất bại trong ngành để lấy đó làm động lực cho mình.

2. Chuẩn bị Agenda phù hợp

Agenda là một danh sách bao gồm các hoạt động đã được ban tổ chức sắp xếp sẵn theo trình tự thời gian. 

Như vậy, ngoại trừ khách mời cố định, nếu muốn tăng số lượng người tham gia hội thảo, bạn cần tạo một link đăng ký kèm theo Agenda thật hấp dẫn, đủ để khiêu gợi hứng thú của họ.

3. Chọn đúng đối tượng khách mời

Khách mời tham dự hội thảo là những đối tượng cần được chăm sóc đặc biệt, do đó trong quá trình chuẩn bị, bạn cần lên danh sách chính xác thông tin cũng như số lượng khách mời để đón tiếp cho phù hợp. Họ là ai? Họ làm nghề gì? Họ sống ở đâu? Độ tuổi bao nhiêu? Địa vị như thế nào?,...

4. Chia sẻ thông tin hữu ích

Để tổ chức một buổi hội thảo thành công, nội dung quyết định tới 60%, 30% phụ thuộc vào phong cách thuyết trình của người chủ trì và 10% còn lại phụ thuộc vào yếu tố khác như tiếp đón, âm thanh, ánh sáng,...Vì thế, hãy đầu tư thật nhiều thời gian và chất xám cho phần nội dung, làm sao để người tham gia cảm thấy không phí phạm thời gian khi đã tham dự buổi hội thảo. 

5. Có tương tác với khán giả

Bạn đã biết như thế nào được gọi là buổi seminar thất bại không? Đó chính là cảnh diễn giả thao thao bất tuyệt trên sân khấu, nhưng khán giả bên dưới lại quay ra làm việc riêng hoặc thậm chí là ngồi ngủ.

Thật ra có rất nhiều nguyên nhân dẫn tới tình trạng này, có thể do hội thảo tổ chức vào lúc 1-3h chiều nên mọi người có xu hướng buồn ngủ, có thể do nội dung không thực sự hữu ích (người nghe không hiểu diễn giả nói gì) hoặc cũng có thể do diễn giả không có bất cứ hành động tương tác nào với khán giả.

Trong thời gian thuyết trình, việc người nói tương tác với người nghe được coi là yêu cầu bắt buộc. Chỉ khi tương tác với nhau thì người nói mới biết được người nghe có thực sự hiểu bài hay không, và điều đó cũng thể hiện sự tôn trọng tối thiểu của người nghe dành cho người nói.

Với kinh nghiệm từng dẫn dắt seminar khi còn là sinh viên, tôi xin chia sẻ một số kỹ thuật tương tác với khán giả mà tôi từng áp dụng thành công như sau:

• Nhớ một số thông tin về khán giả;
• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể: Bạn cần giao tiếp bằng mắt và thỉnh thoảng di chuyển xung quanh khán giả nhưng không quá gần để có thể bao quát toàn bộ khán phòng;
• Tạo ra hoạt động: Tổ chức chơi trò chơi giữa giờ hoặc mời khán giả trả lời một câu hỏi nào đó. Tuy nhiên những hoạt động này cần nằm trong tầm kiểm soát, nếu không bạn sẽ bị “cháy” thời gian;
• Tìm điểm chung với khán giả.

6. Quan tâm tới trải nghiệm của khán giả

Tất nhiên việc tất cả khách mời đến tham dự đầy đủ là điều hết sức quý báu, nhưng chưa đủ để đánh giá buổi hội thảo có thực sự thành công hay không. Vẫn còn một yếu tố quan trọng không kém, đó chính là trải nghiệm của họ sau khi tham dự hội thảo. 

Biết đâu lúc đi họ rất mong đợi và háo hức, nhưng lúc về lại tỏ thái độ bực tức, khó chịu thì sao? Nếu nhiều khách mời cùng tỏ thái độ như thế, chứng tỏ buổi seminar của bạn có phần thất bại đấy nhé, mặc dù tỷ lệ khách mời tham dự là 100%.

Đừng ngần ngại thể hiện sự quan tâm của bạn với những khách mời tham dự seminar bằng cách thết đãi họ một bữa trà chiều hoặc tặng một món quà kỷ niệm nào đó có in logo thương hiệu của bạn, chẳng hạn như sổ, bút, bình nước cá nhân,...bởi chính ấn tượng tốt đẹp đó sẽ trực tiếp trở thành chiến dịch marketing truyền miệng đỉnh cao trong tương lai.

Đọc đến đây, chắc hẳn bạn đã hiểu seminar là gì và nên làm gì để tổ chức được một buổi seminar thành công vang dội rồi chứ? Nếu còn là sinh viên, chúng tôi khuyên bạn nên dành thời gian cuối tuần để tham dự các loại hội thảo chuyên ngành thay vì về quê hoặc ngồi lướt Facebook. Nó sẽ giúp ích rất nhiều cho kiến thức, kỹ năng và cả mối quan hệ của bạn nữa đấy.