PO là gì? Quy trình tạo đơn đặt hàng PO và một số điều cần lưu ý

Chắc hẳn các cá nhân, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại đã từng nghe qua thuật ngữ PO trong các hoạt động xuất nhập khẩu. Đây là loại đơn đặt hàng, chứng từ phục vụ quá trình mua bán hàng hóa quốc tế. Để tìm hiểu cụ thể về khái niệm PO là gì? Quy trình tạo đơn đặt hàng PO thế nào cho hợp lý thì hãy cùng Admarket tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé!

 1. PO là gì? Cấu trúc chính của PO

Purchase Order được viết tắt thành PO có nghĩa làđơn đặt hàng hoặc chứng từ ủy quyền để thực hiện giao dịch buôn bán quốc tế được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng. Trên đơn hàng bao gồm nội dung về giao dịch doanh nghiệp, số lượng của từng mặt hàng được mua, giá trên mỗi đơn vị mà hai bên mua bán đã thương lượng trước đó, cũng như số lượng của từng mặt hàng được mua, bao gồm các chi tiết như kiểu dáng, màu sắc,...

Nếu trước đó giữa khách hàng và nhà cung cấp chưa có hợp đồng thì PO được xem là hợp đồng mua bán, ràng buộc pháp lý giữa hai bên khi đã có đầy đủ chữ ký. Đồng thời, PO còn là tài liệu nhằm kiểm tra thông tin được đề cập trên đó theo thời hạn và chất lượng của hàng hóa, dịch vụ khi giao dịch mua bán. Để tiện lợi cho việc quản lý và theo dõi, thì mỗi đơn đặt hàng đều được đánh số duy nhất.

Tùy theo tiêu chí của nhà cung cấp và khách hàng thì PO sẽ có thông tin và nội dung hàng hóa khác nhau. Tuy nhiên, những thông tin đó thường liên quan đến các vấn đề như: Số lượng hàng, đơn gia, điều kiện giao hàng, bao bì, việc thanh toán, thời hạn, cam kết các bên,...

Cấu trúc chính của PO gồm các thành phần cơ bản như sau:

• Number and date (số và ngày)
• Seller/Buyer : Name, contact, Tel/fax (thông tin người mua, người bán)
• Goods description/Commodity/Product (Mô tả hàng hóa)
• Quantity (số lượng)
• Specifications/Quality(phẩm cấp, thông số kỹ thuật)
• Unit price (đơn giá)
• Total amount (giá trị hợp đồng)
• Payment terms (điều kiện thanh toán)
• Incoterms (điều kiện giao hàng)
• Special instruction (discount, FOC…)
• Signature (chữ ký).

2. Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng PO?

Dù cho doanh nghiệp có quy mô nhỏ hay lớn thì PO giữ một vai trò vô cùng quan trọng. Nhìn chung, PO không chỉ mang đến lợi ích cho nhà cung cấp mà còn cho cả người mua.

• PO được xem là chứng từ quan trọng đểkiểm tra và đánh giá các vấn đề liên quan tới đơn hàng. Đơn đặt hàng được tạo ra với mục đích chính là tìm các dịch vụ và vật phẩm để các giao dịch hàng ngày trở nên thuận tiện hơn.
• Giúp người mua truyền đạt ý định, lựa chọn cho người bán. Cả 2 bên có thể sử dụng PO trong các trường hợp đơn đặt hàng không được giao như đã trao đổi.
• Người bán sẽ được bảo vệ nếu người mua không thanh toán cho sản phẩm, dịch vụ vì PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý trong trường hợp không có hợp đồng chính thức. Tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý nhưng chỉ có hiệu lực sau khi được nhà cung cấp chấp nhận.
• Cung cấp các tài liệu chính thức về việc giao hàng cũng như tình trạng giao hàng cho các nhóm mua sắm, tài chính và vận hành. Khi một đơn hàng được tạo, chi phí sẽ được thiết lập, từ đó bạn sẽ có thể đánh giá và đưa ra kế hoạch chi tiêu phù hợp hơn.
• Giúp hợp lý hóa quy trình mua hàng theo quy trình chuẩn.
• Doanh nghiệp theo dõi và quản lý đơn hàng hiệu quả hơn.
• Giúp quá trìnhkiểm toán suôn sẻ hơn khi bạn đảm bảo về quá trình phát hành, xử lý cũng như ghi đơn đặt hàng.

3. Sự khác biệt giữa PO và Invoice (hóa đơn) là gì?

Invoice cũng được hiểu là hóa đơn nhưng chúng được xuất khi mua bán hàng hóa. Có thể nói theo một cách dễ hiểu, hóa đơn là một văn bản để xác thực thỏa thuận giữa người mua và người bán hàng hóa hay dịch vụ.

Trên thực tế, hai khái niệm này không giống nhau và được phân biệt cụ thể qua các vấn đề được thể hiện trong bảng sau:

4. Quy trình sử dụng PO

Mỗi loại hình, quy mô kinh doanh hay quy trình mua hàng thì PO sẽ được sử dụng khác nhau. Đa số, quy trình sử dụng PO sẽ được thực hiện theo các bước như sau:

• Bước 1: Khách hàng tìm hiểu và quyết định mua sản phẩm/dịch vụ nào đó của nhà cung cấp.
• Bước 2: Khách hàng xuất PO cho nhà cung cấp để bắt đầu quá trình mua hàng.
• Bước 3: Nhà cung cấp sẽ nhận PO và xác nhận với khách hàng có đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên nhà cung cấp không thể thực hiện được yêu cầu của bên khách hàng thì PO sẽ bị hủy.
• Bước 4: Nếu bên cung cấp xác nhận thực hiện giao dịch thì người mua sẽ chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ số hàng theo đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.
• Bước 5: Sản xuất đủ đơn hàng thì bên cung cấp sẽ nhờ một đơn vị chuyên về vận tải - logistic cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua hàng đã gửi đến.
• Bước 6: Nhà cung cấp lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà khách hàng gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất.
• Bước 7: Cuối cùng, khách hàng sau khi kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng nhà cung cấp.

Xem thêm:

• ASM là gì? Công việc và những kỹ năng cần có của ASM
• Portfolio là gì? 8+ gợi ý để có một bản Portfolio ấn tượng!
• CEO là gì? Nhiệm vụ và vai trò của CEO trong doanh nghiệp?

Trên đây là bài viết về PO là gì? Quy trình tạo đơn đặt hàng PO và một số điều cần lưu ý. Hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm này. Đừng quên theo dõi Admarket để biết thêm nhiều khái niệm bổ ích nhé!