Kiến thức

Google Drive là gì? Tính năng hữu dụng của Google Drive

Google Drive là một chức năng lưu trữ dữ liệu vô cùng thông dụng của Google. Tuy nhiên không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ dữ liệu mà thực tế Google đã cung cấp cho bạn một tiện ích vô cùng đa năng. Liệu bạn đã biết hết tất cả các tính năng và cách sử dụng Google Drive sao cho hiệu quả.

Google Drive là gì và tiện dụng cho người dùng ra sao?

Google Drive là một bộ nhớ lưu trữ online được Google cho ra mắt để giúp người dùng có tiện lợi hơn trong việc lưu trữ dữ liệu. Với bộ nhớ này, bạn có thể chứa đựng hàng loạt các loại hình dữ liệu từ văn bản, hình ảnh đến video, … Các dữ liệu được lưu tại đây còn có thể được chia sẻ với những người dùng khác thông qua tính năng chia sẻ dữ liệu.

Biểu tượng của Google Drive

Với khả năng bảo mật tốt, bạn hoàn toàn có thể yên tâm lưu trữ các dữ liệu quan trọng của mình đối với Google Drive. Bạn vừa có thể kết nối với máy tính vừa có thể sử dụng điện thoại để truy cập và xem các dữ liệu này vô cùng tiện lợi. Chỉ cần có kết nối với internet bạn có thể quản lý tài nguyên trên Drive của mình ở bất kỳ nơi đâu.

Tất tần tật những tính năng của Google Drive mà người dùng nên biết

Hơn cả một bộ nhớ để lưu và chia sẻ dữ liệu, Google Drive còn cho phép người dùng thực hiện rất nhiều thao tác khác nhau trên hệ thống.

- Từ việc đăng ký Gmail của Google bạn sẽ được tích hợp kèm theo bộ lưu trữ trên Drive với 15GB hoàn toàn miễn phí. Đặc biệt đối với các đối tượng là học sinh, sinh viên hay nhân viên văn phòng 15GB là một con số cực kỳ lớn và bạn có thể chứa rất nhiều dữ liệu khác nhau. Hoặc nếu bạn có nhu cầu lớn hơn về không gian lưu trữ thì bạn cần phải trả phí để được sử dụng.

- Tập tin được tải lên Drive có mức giới hạn dung lượng lên đến 1TB. Điều đó có nghĩa là bạn không cần lo lắng về những dữ liệu có dung lượng quá lớn. Kể cả các video hay các file để cài đặt một số phần mềm lên đến vài trăm MB cũng có thể được chứa trên Google Drive. Lưu ý, file càng nặng thì sẽ có tốc độ tải lên chậm và tốn nhiều thời gian. Từ Drive bạn cũng tải được các dữ liệu cần thiết về máy tính của mình.

- Tính năng chia sẻ Drive giữa các người dùng với nhau cũng vô cùng phổ biến. Với những tập tin sẵn có trên Drive bạn không chỉ có thể tự chỉnh sửa online mà còn có thể phân quyền truy cập cho những người khác như: quyền xem, quyền để lại nhận xét và quyền chỉnh sửa trực tiếp. Và người khác có thể truy cập vào tài liệu của bạn đúng với quyền được bạn chỉ định.

Người dùng chia sẻ dữ liệu qua Drive

- Bạn còn có thể sắp xếp dữ liệu một cách ngăn nắp gọn gàng bằng việc tạo thư mục và tập tin. Trên mỗi Drive được cung cấp không giới hạn số lượng thư mục hay tập tin được tạo. Bạn có thể tạo mới nhiều thư mục và mỗi thư mục này chứa nhiều tập tin. Tính năng chia sẻ cũng được phân cấp theo cách sắp xếp này. Đôi khi bạn chỉ cần chia sẻ một tập tin nhỏ trong thư mục nhưng trong một số trường hợp bạn cần chia sẻ cả thư mục lớn. Khi đó Google Drive vẫn hỗ trợ bạn.

- Ngay trên Drive còn tạo được trực tiếp các hình thức microsoft office phiên bản online như word, excel, powerpoint, … cùng nhiều loại tài liệu khác. Đây là những phiên bản online chỉnh sửa được trực tiếp khi bạn đang trực tuyến. Hoặc bạn có thể tải các file từ máy tính lên sau đó mở dưới dạng phiên bản online này để điều chỉnh. Các văn bản, bản tính được đăng tải online giúp nhiều người theo dõi được nội dung cùng lúc vô cùng tiện lợi.

- Đặc biệt, toàn bộ dữ liệu có trên Google Drive được đồng bộ cho mọi thiết bị. Dù là máy tính bàn, laptop, điện thoại hay máy tính bảng đều truy cập vào được Drive để tải xuống dữ liệu nhanh chóng.

Ngoài ra, tính năng tìm kiếm có sẵn trong Drive cũng giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi xem lại dữ liệu của mình. Trong trường hợp bạn quên vị trí đã lưu của một tập tin nào đó, bạn chỉ cần nhập các từ khóa mà bạn còn nhớ liên quan đến dữ liệu này là đã có thể tìm lại được một cách nhanh chóng.

Tập hợp tất cả các tính năng được nêu trên, giờ đây Google Drive là một người bạn đồng hành không thể thiếu trong công việc của mỗi người dùng.

Hé lộ những kinh nghiệm sử dụng Google Drive cho người mới

Google Drive có rất nhiều tính năng khác nhau, để sử dụng và quản lý tốt tất cả các tài nguyên của mình bạn nên bỏ túi ngay những kinh nghiệm cực kỳ quý giá bên dưới.

Thứ nhất, với các file văn bản và bảng tính trực tuyến bạn có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa trong trường hợp cần cập nhật lại dữ liệu cũ. Dù việc chia sẻ quyền chỉnh sửa các file trên Google Drive là một tính năng cực kỳ tiện lợi. Tuy nhiên trong trường hợp quá nhiều người tương tác dẫn đến điều chỉnh nhầm thông tin thì người quản lý rất khó kiểm soát. Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng ngay chế độ xem lịch sử chỉnh sửa bằng cách dùng câu lệnh “File àSee Revision History” để biết được những ai đã thao tác trên trang tính của mình.

Thứ hai, tìm kiếm nhanh các file mình đã được share bằng chế độ “Shared with me”. Trong một Drive có thể chứa rất nhiều tài liệu từ tài liệu thuộc chính quyền sở hữu của bạn và tài liệu được chia sẻ bởi người khác. Khi bạn chỉ muốn xem những nội dung nào mình được chia sẻ thì chỉ cần nhấn vào ô “Shared with me” thì ngay lập tức Drive sẽ lọc cho bạn những nội dung cần thiết.

Chế độ Shared with me

Thứ ba, những người cùng được chia sẻ một tập tin còn có thể giao tiếp với nhau ngay trên Drive thông qua tính năng chat được tích hợp sẵn. Tính năng này ít được người dùng biết đến và sử dụng. Nhưng nếu bạn tận dụng được lợi thế từ việc vừa thực hiện công việc vừa trao đổi trực tiếp sẽ dễ dàng quản lý hơn các công việc đang được tiến hành.

Chat ngay trên Google Drive

Thứ tư, bạn vẫn có thể truy cập Google Drive khi ngoại tuyến nếu bạn biết cách cài đặt đúng. Dù Drive được biết đến là một bộ nhớ online nhưng bạn hoàn toàn có thể thao tác được kể cả khi offline. Bạn chỉ cần bật tính năng “Available Offline” trong mục cài đặt là đã sử dụng được tính năng này. Điều này sẽ giúp ích cho bạn trong trường hợp bạn bị rớt mạng nhưng vẫn cần hoàn thành các công việc còn dang dở của mình trên Drive.

Điều chỉnh cài đặt truy cập kể cả khi ngoại tuyến

Thứ năm, đổi màu các thư mục để dễ ghi nhớ và quản lý. Nếu tồn tại quá nhiều thư mục trên Drive và bạn chưa biết làm cách làm thế nào để mỗi lần truy cập có thể thấy ngay dữ liệu mình cần thì bạn hãy dùng cách được gợi ý như sau. Đó chính là thay đổi màu sắc cho các thư mục. Hãy gom nhóm toàn bộ các thư mục cùng chủ đề và cho cùng màu nhau để lần sau bạn không phải tốn thời gian tìm kiếm nữa. Muốn đổi mài bạn chỉ cần chuột phải vào tên thư mục và chọn “Change Color” sau đó chọn màu đúng mong muốn.

Google Drive cung cấp rất nhiều những lợi ích mà bạn không nên bỏ qua để có một công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc của mình. Drive hoàn toàn dễ sử dụng và thao tác kể cả đối với người mới sử dụng lần đầu tiên. Hãy nhanh chóng đăng ký một Gmail và tận dụng Drive ngay hôm nay để thấy rõ những lợi ích cực lớn mà có thể trước đây bạn chưa hiểu hết.