Email doanh nghiệp là gì? Các loại hình email doanh nghiệp phổ biến?

Hoạt động giao tiếp của phần lớn các doanh nghiệp hiện nay với khách hàng đều thông qua kênh email. Theo thống kê của Google, mỗi ngày có khoảng 1 tỷ mail được gửi đi trong đó bao gồm cả các email quảng cáo và trao đổi thông tin. Để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình, không ít đơn vị đã chọn lựa email doanh nghiệp. Vậy email cho doanh nghiệp là gì và có những loại hình nào?

Email doanh nghiệp là gì?

Thông thường, các tài khoản email được tạo bởi Gmail sẽ có đuôi là @gmail.com. Đây cũng chính là điểm tạo nên sự khác biệt giữa email cá nhân và email doanh nghiệp. Vậy email doanh nghiệp là loại hình email có đuôi sẽ được tạo theo đúng tên miền riêng của doanh nghiệp đó.

Email doanh nghiệp sử dụng một tên miền riêng

Với mỗi email doanh nghiệp được tạo còn có thể sử dụng cho toàn doanh nghiệp. Và người quản lý sẽ nắm bắt được tình hình hoạt động của tất cả các mail cùng sử dụng tên miền này. Mail doanh nghiệp còn hạn chế tối đa vấn đề spam và tạo dựng uy tín cho doanh nghiệp.

Những lý do vì sao nên sử dụng email doanh nghiệp

Hơn 90% doanh nghiệp hiện nay đều dở hữu email doanh nghiệp của riêng mình với những lý do sau đây:

Thứ nhất, email với tên miền riêng cũng được xem là một cách giúp khách hàng nhận diện thương hiệu và hình ảnh công ty trở nên chuyên nghiệp hơn. Khi bạn giao tiếp với khách hàng, email của bạn không bị lẫn lộn với các email cá nhân khác vì tên hiển thị được đặt theo đúng tên công ty của bạn. Các email được gửi đi với tên thương hiệu rõ ràng cũng sẽ tạo niềm tin cho khách hàng và đối tác hơn.

Thứ hai, giải quyết triệt để tình trạng virus và spam hộp thư người nhận. Các nhà cung cấp email doanh nghiệp luôn đảm bảo để hộp thư của bạn an toàn. Các hoạt động gửi mail được quản lý hiệu quả.

Thứ ba, không chỉ hỗ trợ cho hoạt động giao tiếp với đối tác và khách hàng. Hoạt động giao tiếp nội bộ sẽ trở nên nhanh chóng và tiết kiệm hơn khi toàn bộ email được đồng bộ về cùng một hệ thống. Các nhiệm vụ dễ dàng được lên lịch trình và gửi cho đúng nhân viên phụ trách. Hay chỉ trong tích tắc, bạn đã có thể gửi mail thông báo đến toàn bộ nhân viên mà không phải thêm từng email vào danh sách người nhận.

Thứ tư, email doanh nghiệp linh hoạt giúp người dùng sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị. Và thậm chí kể cả khi online hoặc offline cũng nhận được mail.

Gợi ý một số loại hình email doanh nghiệp được ưa chuộng nhất hiện nay

Hiểu được tầm quan trọng của email doanh nghiệp, bước tiếp theo là bạn nên chọn nhà cung cấp như thế nào để phối hợp tốt với hoạt động của mình. Hiện nay, có các loại hình email dành cho doanh nghiệp được sử dụng nhiều nhất như sau:

Google – server mail hàng đầu trên toàn thế giới

Gmail hiện tại có số lượng cá nhân và doanh nghiệp sử dụng lớn nhất. Riêng đối với email doanh nghiệp, bạn cần phải trả phí cho Google để sử dụng. Với nền tảng đã được phát triển từ rất lâu, do đó Gmail gần như hoàn thiện về mặt giao diện và các tính năng cho người dùng. Cách sử dụng cũng không quá khó khăn và bất cứ ai cũng dễ làm quen được.

Gmail là server email phổ biến cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp

Bạn hoàn toàn có thể gửi đi một số lượng mail lớn mà không cần chuẩn bị bất cứ yếu tố nào từ phần cứng đến phần mềm. Mọi thứ đều được tích hợp sẵn và người dùng chỉ cần soạn mail đã có thể gửi đi.

Microsoft Exchange – server mail được cung cấp bởi Microsoft

Để hoàn thiện bộ tiện ích dành cho văn phòng của mình, bên cạnh các ứng dụng Microsoft Word, Excel, Power Point, … thì Microsoft cũng cung cấp nền tảng gửi email doanh nghiệp với tên gọi là Microsoft Exchange.

Giao diện của Microsoft Exchange

Điểm cộng dành cho Microsoft Exchange chính là server mạnh và các địa chỉ IP luôn hoạt động ổn định. Bù vào đó, Microsoft đỏi hỏi một mức phí khá cao nên nhiều doanh nghiệp mới hoặc có quy mô nhỏ thường không lựa chọn server này. Ngoài ra, Microsoft Exchange còn nhận được thêm các phản hồi về việc gây chậm hệ thống vì quá nặng. Và doanh nghiệp khi sử dụng chỉ quản lý được 1 tên miền.

Server mail từ Zimbra

Zimbra là một trong số ít những nền tảng email doanh nghiệp được xây dựng với mã nguồn mở. Doanh nghiệp khi sử dụng hệ thống này có khả năng mở rộng phù hợp với nhu cầu của mình. Và Zimbra được nhận xét hoạt động khá ổn định và tốc độ cập nhật mọi thông tin vô cùng nhanh chóng. Có nhiều gói dịch vụ khác nhau được cung cấp giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn hơn.

Giao diện của Zimbra

Nhưng bên cạnh đó, một điểm mà server này chưa được hoàn thiện chính là về độ bảo mật thông tin cho người dùng. Nói về độ bảo mật thì Google và Zimbra được đánh giá cao hơn.

Các hệ thống cung cấp email doanh nghiệp hiện nay cũng khá phổ biến và không khó để chọn được loại hình phù hợp. Tùy thuộc vào ngân sách và mục tiêu như thế nào mà doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định của mình. Đừng quên tham khảo các thông tin trên để có thêm những kiến thức hữu ích và áp dụng vào hoạt động của mình.